De belangrijkste processen uitgelegd

Aanlevertermijnen

Reguliere mutaties en indiensttredingen dienen twee weken voor ingangsdatum aangemeld te worden. Voor verlengingen, omzettingen en uitdiensttredingen is dit zes weken i.v.m. de wettelijke aanzegtermijn. Denk eraan dat in een aantal gevallen ook nog een goedkeuring door de manager boven je moet plaatsvinden voor deze bij P&O Service aankomt.

Mutaties met terugwerkende kracht (TWK) kunnen niet verwerkt worden. Dit levert met name in de achterliggende systemen veel problemen op. De ingangsdatum moet dus minimaal twee weken in de toekomst liggen.

Indienst

Contractwijzigingen

Ziek

Uitdienst

Overig

 

Hoe meld ik een medewerker indienst?

De manager start de indiensttreding, de hoger gelegen manager beoordeeld de indiensttreding waarna deze verwerkt wordt door P&O Service en de Salarisadministratie. Om een indiensttreding te kunnen starten heb je gegevens en documenten nodig. Hieronder vind je een overzicht om ervoor te zorgen dat je de indiensttreding in één keer kunt afmaken.

Benodigde gegevens: naw gegevens (zie CV), IBAN-nummer (opvragen), BSN (zie paspoort)

Benodigde documenten: ID bewijs beide kanten scannen (geen rijbewijs), CV, diploma, BIG registratie en/of vak registratie (afhankelijk van functie). Indien medewerker een verblijfsvergunning heeft of een Nederlands ID bewijs dat in het buitenland is afgegeven is een BSN document nodig. Let op! Maak altijd zelf een scan of kopie in kleur van het originele diploma en ID.

  1. Ga naar ‘Mijn Team’ in de blauwe balk
  2. Kies voor ‘Indienst’
  3. Selecteer het juiste profiel
  4. Op de eerste pagina vermeld je met name de persoonlijke gegevens van de medewerker en op de tweede pagina gaat het om de dienstverband gegevens. Bij digitaal kun je meerdere documenten tegelijk uploaden. 
  5. Zodra je alle verplichte velden hebt gevuld kies je voor ‘toevoegen’

Nadat de indiensttreding is verwerkt door de salarisadministratie ontvang je van automatisering een bericht om de ICT-zaken te regelen zoals rechten in applicaties en eventuele hardware.

P&O Service vraagt de VOG aan. De medewerker ontvangt een taak om zijn VOG te uploaden. De VOG moet binnen 10 weken zijn ingeleverd. De manager ontvangt één keer een bericht na vijf weken en een reminder na 8 weken.

Daarnaast ontvangt de medewerker een taak om door te geven of er loonheffingskorting moet worden toegepast.

De medewerker kan voor de datum in dienst (maximaal 60 dagen ervoor) al inloggen in Mijn Pieter voor de ondertekening. De medewerker ontvangt een mail zodra de door de directeur getekende overeenkomst klaar staat.

Hoe maak ik bij indiensttreding gebruik van de validatie ID bewijs?

Een nieuwe medewerker neemt bij het selectie of arbeidsvoorwaardengesprek zijn ID-kaart, paspoort of verblijfsvergunning (geen rijbewijs) mee. Het is aan de werkgever om de echtheid en geldigheid van het ID te controleren en een scan of foto te maken. Vanaf november 2020 is de validatie automatisch ingeregeld in Mijn Pieter. De ID check kijkt niet alleen of het document valide is maar vult ook gegevens zoals voornaam, achternaam, geboortedatum, nationaliteit, geslacht en burgerservicenummer voor je in, in de juiste velden. 

Om gebruik te maken van de validatie heb je een scan of foto van de voor- en de achterkant van het ID  nodig. Hoe werkt de indiensttreding met gebruik van de validatie?
  1. Ga naar ‘Mijn Team’ in de blauwe balk
  2. Kies voor ‘Indienst’
  3. Selecteer het juiste profiel
  4. Start met het selecteren van het type document (identiteitskaart, paspoort of verblijfsvergunning’
  5. Klik op valideren
  6. Vervolgens krijg je de mogelijkheid om de voorkant en vervolgens de achterkant van het ID bewijs te uploaden
  7. Zodra je beide documenten hebt geupload kies je voor ´valideren´
  8. Het document wordt gecontroleerd en als deze juist is en de scan voldoende leesbaar worden de velden van het ID bewijs voor je ingevuld.
  9. Je maakt nu de indiensttreding af zoals je dit gewend bent en is beschreven in het proces ´hoe meld ik een medewerker indienst´.
Wordt de scan afgekeurd omdat het ID niet geldig is dan zal er een nieuw ID moeten worden aangevraagd en kun je niet verder. Wordt de scan afgekeurd op kwaliteit dan kun je 2 dingen doen
  1. Maak een nieuwe foto of scan en probeer het opnieuw
  2. Sla het veld bij stap 1 over en dien de indiensttreding handmatig in zoals je dit gewend bent.
Denk bij het maken van de foto of scan aan de volgende eisen:
  • Afbeelding moeten van het formaat PNG, JPEG, JPG, GIF of BMP zijn
  • Alle gegevens moeten zichtbaar zijn
  • Afbeelding moet scherp en niet te donker zijn
  • Op de afbeelding mag geen licht reflectie van flitser of lamp aanwezig zijn
  • Identiteitsbewijs moet met recht op de foto staan (niet diagonaal/schuin)

Hoe meld ik een medewerker herindienst?

Let op! Uitdienst en herindienst in dezelfde maand is niet mogelijk. Dit kan voorkomen indien een medewerker na de pensioengerechtigde leeftijd indienst blijft. Neem in dit geval contact op met P&O Service.

  1. Ga naar ‘Mijn Team’ in de blauwe balk
  2. Kies voor ‘herindienst melden’
  3. Kies voor oproepkracht of vaste uren afhankelijk van de nieuwe situatie
  4. Selecteer de medewerker om wie het gaat o.b.v. geboortedatum en achternaam
  5. Vul minimaal de verplichte velden met een * aan om naar de 2e pagina te gaan
  6. Op de 2e pagina vul je de arbeidsvoorwaarden in
  7. Zodra je alle verplichte velden hebt gevuld kun je kiezen voor ‘toevoegen’

Kun je de medewerker niet vinden?

  • Het kan zijn dat je deze medewerker heel recent pas uitdienst hebt gemeld en dat dit proces nog niet is afgerond. Zodra de uitdienst mutatie is afgerond kun je de medewerker pas vinden bij herindienst.
  • Kan het zijn dat de medewerker op 1 november 2018 al uitdienst was? Alle medewerkers die op 1 november indienst waren zijn namelijk meegenomen naar Mijn Pieter. In dit geval moet je een nieuwe indiensttreding starten en kun je herindienst niet gebruiken.

Indienst na pensioengerechtigde leeftijd

Het is mogelijk om door te werken na de pensioengerechtigde leeftijd. Lees eerst het document ‘werken na de pensioengerechtigde leeftijd’ op het medewerkersportaal. Ga daarna in overleg met je P&O adviseur.

De meest praktische werkwijze is uitdienst melden vanwege pensioen en vervolgens herindienst melden. Dit is nodig omdat de werknemer na zijn AOW leeftijd minder premies betaald. Echter, in dezelfde maand uitdienst vanwege pensioen en indienst op basis van andere voorwaarden is niet mogelijk. Hierdoor is het aan te raden herindienst te melden op de eerste dag van de volgende maand.

Hoe meld ik een medewerker bij twee onderdelen tegelijk indienst?

Het komt steeds vaker voor dat medewerkers worden aangekomen voor een functie intramuraal en extramuraal maar ook bij bijvoorbeeld twee verschillende intramurale onderdelen. Hoe pak je dit aan mbt de indiensttredingen?

Overleg met de andere manager wie de indiensttreding doet. In het geval van een intramurale en extramurale situatie is het aan te raden de indiensttreding door de manager extramuraal in te dienen.

  1. Start indiensttreding voor afgesproken dienstverband
    Zie: hoe meld ik een medewerker indienst?
  2. Zodra de indiensttreding is verwerkt door de salarisadministratie ontvangt de manager een mail met de gebruikersnaam en het wachtwoord en de tekst dat eventuele rechten en verstrekkingen vanaf nu kunnen worden aangevraagd bij ICT. Manager stuurt dit bericht door naar de andere leidinggevende zodat hij/zij weet dat de indiensttreding is verwerkt. Het tweede dienstverband kan nu toegevoegd worden door de andere manager.
    Zie: Hoe voeg ik een extra dienstverband toe?

Hoe werkt de vacaturemelding?

De vacaturemelding wordt ingevoerd door de Teammanager. Na invoering krijg je geen bevestiging. De vacaturemelding gaat voor goedkeuring langs de manager van de teammanager, de P&O adviseur beoordeelt en checkt of er geen herplaatsings kandidaten zijn en vervolgens gaat de workflow naar recruitment. Recruitment zorgt ervoor dat de vacature geplaatst wordt op de website. Kandidaten worden voorgedragen zoals je dit gewend was.

  1. Ga naar ‘Mijn Team’ in de blauwe balk
  2. Kies voor ‘werving & selectie’
  3. Klik op het icoon ‘vacaturemelden’
  4. Zodra je alle verplichte velden hebt gevuld kun je kiezen voor ‘toevoegen'

Heb je nog een bijlage die je wilt toevoegen, dan kun je de vacaturemelding openen via ‘Openstaande mutaties’. Zie bij overig ‘Hoe voeg ik een bijlage of reactie toe aan een mutatie’.

Wil je weten wat de status van de vacature is dan kun je het formulier op de volgende manier terugvinden:

  1. Ga naar ‘Mijn Team’ in de blauwe balk
  2. Kies voor ‘werving & selectie’
  3. Onder de iconen die je daar ziet staat ‘mijn vacatures in behandeling’

Is de vacature inmiddels geplaatst dan kun je hem als volgt terugvinden:

  1. Ga naar ‘Mijn Team’ in de blauwe balk
  2. Kies voor ‘werving & selectie’
  3. Klik op het icoon ‘alle vacatures’
  4. Via de filter zoek je de vacature door te filteren op functie en/of organisatorische eenheid maar je kan ook bij verantwoordelijke op je eigen naam zoeken

Hoe voeg ik een extra dienstverband toe?

Er zijn verschillende situaties wanneer je een dienstverband toevoegt. De meest voorkomende is als een medewerker naast zijn eerste dienstverband ook elders binnen Pieter van Foreest een contract aangaat.

  1. Ga naar ‘Mijn Team’ in de blauwe balk
  2. Kies voor ‘dienstverband toevoegen’
  3. Kies voor het juiste profiel
  4. Selecteer de medewerker om wie het gaat
  5. Vul minimaal de verplichte velden met een * om het dienstverband te kunnen aanmaken
  6. Zodra je alle verplichte velden hebt gevuld kun je kiezen voor ‘toevoegen’

Hoe wijzig ik een functie, afdeling, uren/dagen en/of salaris?

  1. Ga naar ‘Mijn Team’ in de blauwe balk
  2. Scrol naar beneden en selecteer de medewerker om wie het gaat
  3. Kies vervolgens voor ‘contract wijzigen’
  4. Selecteer de ingangsdatum
  5. Loop de tabbladen één voor één door en wijzig wat er gewijzigd moet worden.
  6. Kies voor aanmaken

Hoe verleng ik een contract of zet ik een contract om naar onbepaalde tijd?

Bij afloop van een contract ontvang je een taak in Mijn Pieter om je te attenderen dat een contract afloopt. Twijfel je of je een contract nog kan verlengen neem dan contact op met P&O Service.

  1. Ga naar ‘Mijn Team’ in de blauwe balk
  2. Scrol naar beneden en selecteer de medewerker om wie het gaat
  3. Kies vervolgens voor ‘contract verlengen’
  4. Selecteer het type contract ‘bepaalde tijd of onbepaalde tijd’
  5. Indien je kiest voor bepaalde tijd vul je de laatste dag van het contract in
  6. Via de overige tabbladen kun je indien van toepassing direct een uren/dagen, functie, afdeling of salariswijziging doorvoeren.
  7. Kies voor aanmaken

Hoe verleng ik een vakantiekracht < 6 weken?

Ook bij afloop van een vakantiecontract < 6 weken ontvang je een taak in Mijn Pieter om je te attenderen dat een contract afloopt. Het contract kun je niet verlengen maar moet omgezet worden naar een oproepcontract. Dit doe je door een nieuw dienstverband aan te maken, het vakantiekracht dienstverband wordt door P&O Service afgesloten.

Nieuw dienstverband aanmaken
Zoek eerst het huidige salaris op (als vakantiekracht obv minimumloon werd betaald wordt dit fwg), kostenplaats en organisatie eenheid.

  1. Ga naar ‘Mijn Team’ in de blauwe balk
  2. Kies voor 'dienstverband' toevoegen
  3. Kies voor oproepkracht of vaste uren afhankelijk van de nieuwe situatie
  4. Selecteer de medewerker om wie het gaat
  5. Vul minimaal de verplichte velden met een * om het dienstverband te kunnen aanmaken
  6. Bij reden nieuw dienstverband geef je aan 'van vakantiekracht naar medewerker'
  7. Zodra je alle verplichte velden hebt gevuld kun je kiezen voor 'toevoegen'

Hoe wijzig ik een medewerker van vaste uren naar min/max of andersom?

Let op! Een wijziging van of naar min/max kan alleen per de 1e van de maand.

  1. Ga naar ‘Mijn Team’ in de blauwe balk
  2. Scrol naar beneden en selecteer de medewerker om wie het gaat
  3. Kies vervolgens voor ‘MIN/MAX <> VAST’
  4. Selecteer de ingangsdatum
  5. Geef de nieuwe uren vast of de nieuwe uren min en max op.
  6. Kies voor aanmaken

Wil je je medewerker wijzigen van min/max of vast naar oproepkracht of andersom, lees dan 'Hoe wijzig ik een medewerker van oproep naar vast of min/max of andersom?'

Hoe wijzig ik een medewerker van oproep naar vast of min/max of andersom?

Een oproepovereenkomst is een andere type dienstbetrekking. Het grote verschil is dat je als oproeper wordt betaald op basis van een uurloon in de maand nadat je de uren hebt gewerkt. Om deze reden is het noodzakelijk om een nieuw dienstverband aan te maken. Het huidige dienstverband wordt door P&O Service voor je gesloten.

Nieuw dienstverband aanmaken
Zoek eerst het huidige salaris op (fwg schaal en trede), kostenplaats en organisatie eenheid.

  1. Ga naar ‘Mijn Team’ in de blauwe balk
  2. Kies voor ‘dienstverband toevoegen’
  3. Kies voor oproepkracht of vaste uren afhankelijk van de nieuwe situatie
  4. Selecteer de medewerker om wie het gaat
  5. Vul minimaal de verplichte velden met een * om het dienstverband te kunnen aanmaken
  6. Zodra je alle verplichte velden hebt gevuld kun je kiezen voor ‘toevoegen’

Het huidige dienstverband wordt in dit geval door P&O Service voor je gesloten.

Hoe regel ik de overplaatsing van een medewerker?

Onder een overplaatsing verstaan we een wijziging van de ene naar andere locatie. Voor een wissel van team binnen dezelfde locatie volstaat een contractwijziging.
De ontvangende manager dient na overleg de overplaatsing in. De verlatende manager ontvangt een taak om het vertrek van de medewerker goed te keuren. De overplaatsing van de ene kostenplaats en OE naar de andere is geregeld. De nieuwe manager ontvangt een taak met het verzoek eventuele overige wijzigingen zoals uren en functie te regelen.

  1. Ga naar ‘Mijn Team’ in de blauwe balk
  2. Kies voor ‘overplaatsing’
  3. Uit de lijst met alle medewerkers kies je de medewerker om wie het gaat
  4. Selecteer de ingangsdatum
  5. Wijzig de nieuwe Organisatie eenheid EN de kostenplaats (nog niet de functie wijzigen)
  6. Vergeet niet om ook de werklocatie aan te passen indien van toepassing
  7. Kies voor aanmaken

Zodra de verlatende manager heeft goedgekeurd ontvang je een taak om eventuele overige wijzigingen zoals uren en functie te regelen.

  1. Ga naar ‘Mijn Team’ in de blauwe balk
  2. Scrol naar beneden en kies links voor ‘toekomstige medewerkers’ en selecteer vervolgens de overgeplaatste medewerker
  3. Kies vervolgens voor ‘contract wijzigen’
  4. Selecteer de ingangsdatum
  5. Loop de tabbladen één voor één door en wijzig wat er gewijzigd moet worden.
  6. Kies voor aanmaken

Heb je de wijziging ingediend dan moet jou manager deze wijziging nog goedkeuren. Dit kan hij/zij helaas pas doen op de eerste werkdag bij jou. De medewerker die binnenkort naar je toe komt kun je vanaf het moment dat de workflow is afgerond vinden onder indienst en onder overgeplaatst.

Hoe kan ik Personeel Niet in Loondienst omzetten naar Personeel In Loondienst ofwel van PNIL naar PIL?

PNIL’ers hebben geen dienstbetrekking en daarnaast zijn ze in de administratie ook nog eens ondergebracht in een apart bedrijf. Dit zorgt ervoor dat we het contract niet zomaar kunnen wijzigen. Hieronder de stappen die je moet zetten:

  1. Meld de PNIL’er eerst uitdienst. Volg hiervoor de stappen bij ‘hoe meld ik een medewerker uitdienst’

  2. Meld de medewerker vervolgens herindienst, zie proces ‘hoe meld ik een medewerker herindienst?’

  3. Let op! Het kan zijn dat er voor deze medewerker geen geboortedatum en/of BSN in het systeem zit waardoor de medewerker onvindbaar is. Neem in dit geval contact op met P&O Service en geef hen het BSN en de geboortedatum door. Zij zetten dit dan in het PNIL dienstverband zodat de gegevens wel te matchen zijn. Dat scheelt je uiteindelijk veel invoerwerk.

Wat moet ik doen als iemand leerling wordt?

Er zijn twee situaties die een verschillende aanpak nodig hebben.

Is een medewerker nu indienst obv vaste uren of min-max en wordt hij/zij leerling?

  1. Communiceer naar opleiden@pietervanforeest.nl welke medewerker een opleiding wil volgen.
  2. Recruiter Opleiden verzamelt de gegevens van de interne medewerker.
  3. Recruiter Opleiden zendt de gegevens door naar P&O service.
  4. P&O Service maakt een mutatiewijziging van medewerker naar leerling.

NB. Bij een specifieke wijziging rondom het salariëring van de medewerker is het gewenst wanneer deze wijziging wordt gemaakt na dat de leerling mutatie is afgerond.

Is een medewerker nu oproepmedewerker en wordt hij/zij leerling?

In dit geval is het noodzakelijk om een nieuw dienstverband aan te maken en het huidige dienstverband te sluiten. 

  1. Communiceer naar opleiden@pietervanforeest.nl welke medewerker een opleiding wil volgen.
  2. Recruiter Opleiden verzamelt de gegevens van de interne medewerker.
  3. Recruiter Opleiden zendt de gegevens door naar P&O service.
  4. P&O Service voegt een nieuw dienstverband toe en sluit het oude.

NB. Bij een specifieke wijziging rondom het salariëring van de medewerker is het gewenst wanneer deze wijziging wordt gemaakt na dat de leerling mutatie is afgerond.

Wat moet ik doen als iemand leerling wordt en wijzigt van locatie?

Er zijn twee situaties die een verschillende aanpak nodig hebben.

Is een medewerker nu indienst obv vaste uren of min-max en wordt hij/zij leerling?

  1. Communiceer naar opleiden@pietervanforeest.nl welke medewerker een opleiding wil volgen en per wanneer diegene overstapt naar de nieuwe locatie en afdeling.
  2. Recruiter Opleiden verzamelt de gegevens van de interne medewerker.
  3. Recruiter Opleiden zendt de gegevens door naar P&O service.
  4. P&O Service maakt een contractwijziging van medewerker naar leerling.

NB. Bij een specifieke wijziging rondom het salariëring van de medewerker is het gewenst wanneer deze wijziging wordt gemaakt na dat de leerling mutatie is afgerond

Is een medewerker nu oproepmedewerker en wordt hij/zij leerling op een andere locatie?

In dit geval is het noodzakelijk om een nieuw dienstverband aan te maken en het huidige dienstverband te sluiten. 

  1. Communiceer naar opleiden@pietervanforeest.nl welke medewerker een opleiding wil volgen en per wanneer diegene overstapt naar de nieuwe locatie en afdeling. 
  2. Recruiter Opleiden verzamelt de gegevens van de interne medewerker.
  3. Recruiter Opleiden zendt de gegevens door naar P&O service.
  4. P&O Service voegt een nieuw dienstverband toe en sluit het oude.

NB. Bij een specifieke wijziging rondom het salariëring van de medewerker is het gewenst wanneer deze wijziging wordt gemaakt na dat de leerling mutatie is afgerond.

Wat moet ik doen als een leerling wijzigt van locatie door uitwissel?

Team Opleiden coördineert de uitwissel. Deze wordt tijdig gecommuniceerd naar leerlingen en teammanagers.

  1. Team Opleiden communiceert naar P&O service de benodigde uitwisselgegevens.
  2. P&O Service zorgt voor de mutatie

Wat moet ik doen als iemand diplomeert en van leerling medewerker wordt?

Neem allereerst telefonisch contact op met P&O Service. De einddatum van de leerarbeidsovereenkomst moet namelijk eerst verwijdert worden voordat je de wijziging kunt aanmaken. Zodra dit is gedaan volg je de volgende stappen (dit moet direct na het verwijderen worden gedaan).

  1. Ga naar ‘Mijn Team’ in de blauwe balk
  2. Selecteer de medewerker om wie het gaat
  3. Kies voor medewerker<>leerling
  4. Selecteer bij profielkeuze om welke situatie het gaat
  5. Loop de verschillende tabbladen door en wijzig de noodzakelijke gegevens
  6. Kies voor aanmaken

Wat moet ik doen als iemand diplomeert en van leerling medewerker wordt en wijzigt van locatie?

We starten met de overplaatsing die iets speciaals heeft. De medewerker ontvangt het diploma op 10 juli en wordt vanaf 11 juli medewerker op een andere locatie. Als we de overplaatsing per 11 juli indienen en later de wijziging van leerling naar medewerker ook per 11 juli doen dan krijgen we een foutmelding omdat deze combinatie niet op 1 en dezelfde dag mag. Dit vinden ook wij heel gek en vooral vervelend maar er is een oplossing. De overplaatsing doen we per 10 juli waarbij we alleen de organisatie eenheid wijzigen en nog niet de kostenplaats. De kostenplaats wijzigen we per 11 juli als we de overige gegevens wijzigen.

Overplaatsing: de ontvangende manager dient na overleg de overplaatsing in.

  1. Ga naar ‘Mijn Team’ in de blauwe balk
  2. Kies voor ‘overplaatsing’
  3. Uit de lijst met alle medewerkers kies je de medewerker om wie het gaat
  4. Selecteer de ingangsdatum (let op! Deze ligt dus 1 dag voor de daadwerkelijke startdatum)
  5. Wijzig alleen de nieuwe Organisatie eenheid (let op! De kostenplaats doen we later)
  6. Kies voor aanmaken

Zodra de verlatende manager heeft goedgekeurd ontvang je als ontvangende manager een taak om eventuele overige wijzigingen zoals uren en functie te regelen. Neem op het moment dat je deze mutatie wil maken eerst telefonisch contact op met P&O Service. De einddatum van de leerarbeidsovereenkomst moet namelijk eerst verwijdert worden voordat je de wijziging kunt aanmaken. Zodra dit is gedaan volg je de volgende stappen:

  1. Ga naar ‘Mijn Team’ in de blauwe balk
  2. Scrol naar beneden en kies links voor ‘toekomstige medewerkers’ en selecteer vervolgens de overgeplaatste medewerker
  3. Kies vervolgens voor ‘medewerker <> leerling’
  4. Selecteer bij profielkeuze om welke situatie het gaat
  5. Selecteer de ingangsdatum (let op! Dit is de daadwerkelijke ingangsdatum)
  6. Loop de tabbladen één voor één door en wijzig wat er gewijzigd moet worden (Vergeet de kostenplaats en de werklocatie niet)
  7. Kies voor aanmaken

Heb je de wijziging ingediend dan moet je manager deze wijziging nog goedkeuren. Dit kan hij/zij pas doen op de eerste werkdag bij jou. De medewerker die binnenkort naar je toe komt kun je vanaf het moment dat de workflow is afgerond vinden onder indienst en onder overgeplaatst.

Hoe werkt het verzuimportaal?

Via het verzuimportaal kun je medewerkers ziek- en herstelmelden maar ook gedeeltelijk hersteld melden. Het uitgangspunt is dat de medeweker zichzelf zieken meld. Uiteraard nadat hij zoals je dat nu ook gewend bent contact met je heeft gehad en jullie samen tot de conclusie zijn gekomen dat verzuim van toepassing is. De herstelmelding kan de medewerker ook zelf invoeren. De door de medewerker ingevoerde ziek en herstelmeldingen komen altijd ter afhandeling langs jou als manager. De gedeeltelijke herstelmelding kan de medewerker niet zelf invoeren en dien jij als manager te doen.

Verwacht je dat je het de medewerker te lastig maakt om zelf de ziekmelding in te voeren dan kun je besluiten de melding voor de medewerker te doen. Als je maar duidelijk communiceert naar de medewerker over wie de melding doet.

Hoe meld ik iemand ziek?

  1. Ga naar ‘Mijn Team’ in de blauwe balk
  2. Kies voor ‘verzuimportaal’
  3. Selecteer ‘ziekmelden’
  4. Voer de ziekmelding in
  5. Kies voor ‘aanmaken’

Zwangerschap melden

De medewerkster kan zichzelf zwanger melden via Mijn Pieter. Jij als manager kan dit ook via het verzuimportaal in Mijn Pieter. Zwangerschapsverlof is geen ziekte maar het UWV ziet dit wel zo waardoor het onvermijdelijk is dat je woorden als 1e ziektedag tegen komt.

  1. Ga naar ‘Mijn Team’ in de blauwe balk
  2. Kies voor ‘verzuimportaal’
  3. Selecteer ‘zwangerschap melden’
  4. Voer de zwangerschapsmelding in
  5. Kies voor ‘aanmaken’

Tip! Voor het berekenen van de verlofperiode kun je de link onder ‘zwangerschap melden’ gebruiken.

Medewerkster is bevallen, wat nu?

Het UWV stuurt zowel de medewerkster als Pieter van Foreest een brief met de datum waarop het verlof eindigt. De verzuimadministratie zorgt ervoor dat deze brief in het dossier in Mijn Pieter wordt opgeslagen. De manager ontvangt een taak ter informatie. Daarnaast controleert de verzuimadministratie of de einddatum van het verlof in Mijn Pieter moet worden aangepast obv de brief van het UWV. Indien dit het geval is zal de verzuimadministratie deze aanpassen. Uiteraard kun jij als manager dit allemaal terug vinden in Mijn Pieter bij betreffende medewerkster.

Hoe meld ik iemand gedeeltelijk hersteld?

Gedeeltelijk hersteld melden kan de medewerker niet, dat doe jij als manager. Indien iemand niet voor eigen werk inzetbaar is of nog niet optimaal inzetbaar is voor de uren, dan kun je kiezen voor aangepast aanwezig.

  1. Ga naar ‘Mijn Team’ in de blauwe balk
  2. Kies voor ‘verzuimportaal’
  3. Selecteer de medewerker bij 'openstaand verzuim'
  4. Op de pagina zie je rechts het ziekteverloop staan indien er al meerdere gedeeltelijke herstelmeldingen zijn gedaan
  5. Kies vervolgens voor aanmaken ziekteverloop
  6. Je kan kiezen om het percentage te vullen dan worden de uren hierna berekend. Je kan ook kiezen om de uren te vullen dan wordt het percentage berekend

Let op! Is de medewerker vanaf de eerste ziektedag gedeeltelijk hersteld, kies dan bij de begindatum niet exact hetzelfde tijdstip. Standaard staat de tijd van de ziekmelding op 00:00 uur. Indien dit in dit geval ook zo is, kies dan bij het tijdstip van de gedeeltelijke ziekmelding voor 00:01 uur. Een ziekmelding en gedeeltelijk herstelmelding op dezelfde dag en hetzelfde tijdstip geeft namelijk systeemproblemen.

Let op! Voor een oproepmedewerker kun je wel op basis van een percentage gedeeltelijk herstelmelden maar niet op basis van uren. 

Hoe corrigeer ik een ziekmelding?

Een ziekmelding welke door de medewerker is ingevoerd met bijvoorbeeld een foutieve begin datum kun je niet afkeuren. Eerst handel je de ziekmelding af en daarna zoek je de ziekmelding opnieuw op en corrigeer je deze.

  1. Ga naar ‘Mijn Team’ in de blauwe balk
  2. Kies voor ‘verzuimportaal’
  3. Selecteer de medewerker bij openstaand verzuim
  4. Op de pagina verzuimbegeleiding waar je terecht komt selecteer je de ziekmelding die je wil corrigeren
  5. Kies vervolgens voor ‘ziekmelding aanpassen’
  6. Wijzig de melding
  7. Kies voor aanmaken

Hoe verwijder ik een ziekmelding?

Een ziekmelding welke bij nader inzien geen ziekmelding is, kan verwijderd worden. Hiervoor dien je een verzoek in, zodat applicatiebeheer de melding kan verwijderen.

  1. Ga naar ‘Mijn Team’ in de blauwe balk
  2. Kies voor ‘verzuimportaal’
  3. Klik op het icoon 'verwijderen ziekmelding'
  4. Vul de velden in:
  • Selecteer de medewerker.
  • Geef de eerste ziektedag van de melding op.
  • Beschrijf waarom de melding verwijdert moet worden.
  • Kies rechtsonder voor aanmaken.

Hoe werkt het inplannen bij de bedrijfsarts?

Bij 4 weken ziekte ontvang je een taak met de vraag of de medewerker ingepland moet worden bij de bedrijfsarts. Nadat je deze taak hebt afgehandeld gaat deze door naar de verzuimadministratie. De verzuimadministratie plant de eerste afspraak. De datum wordt als reactie vermeld zodat je als manager terug kunt vinden wanneer de medewerker een afspraak heeft. Weet je niet hoe je de taak terug kunt vinden? Kijk dan bij ‘hoe vind ik een wijziging, aanvraag, uitdiensttreding, declaratie enzovoort terug?’

Een vervolgafspraak wordt door de bedrijfsarts gemaakt. De datum van deze afspraak wordt in principe vermeld in het spreekuur verslag.

Waar vind ik de verslagen van de bedrijfsarts en andere verzuim documenten?

Alles wat voor of door de medewerker is ingediend of toegevoegd is terug te vinden in het dossier van de medewerker. Dit is beschreven in ‘Hoe vind ik een wijziging, aanvraag, uitdiensttreding, declaratie enzovoort terug?’ Voor verzuimdocumenten zijn er meer wegen die je naar de verzuimdocumenten leiden. Hieronder vind je een handige weg om alleen de documenten van één ziekmelding te zien.

  1. Ga naar ‘Mijn Team’ in de blauwe balk
  2. Selecteer de medewerker om wie het gaat
  3. Scroll iets naar beneden tot aan verzuim
  4. Klik op het 1e ‘actueel’ of 2e tabblad ‘alle verzuimmeldingen’
  5. Klik op de melding waarvoor je de documenten wilt zien
  6. Vervolgens zie je rechts een tab met ziekteverloop (hier vind je de gedeeltelijke herstelmeldingen van deze melding). Daarnaast het tabblad dossier, hier vind je alle documenten die horen bij deze ziekmelding.

Hoe meld ik een medewerker uitdienst?

  1. Ga naar ‘Mijn Team’ in de blauwe balk
  2. Scrol naar beneden en selecteer de medewerker om wie het gaat
  3. Kies vervolgens voor ‘uitdienst melden’. Hiermee worden alle actuele dienstverbanden afgesloten. Mocht je slechts één dienstverband willen afsluiten, ga dan naar dienstverband afsluiten.
  4. Selecteer de reden
  5. Vul minimaal de verplichte velden met * in
  6. Kies voor aanmaken
  7. De mutatie wordt verwerkt door P&O Service en de salarisadministratie

In het geval van vervroegd (pre) pensioen kies je eerst voor ‘pensioen’ en vervolgens kun je de reden ‘vervroegd pensioen’ kiezen.
In het geval van overlijden kies je eerst voor ‘einde rechtswege’ en vervolgens kun je de reden ‘overlijden’ kiezen. Het veld initiatief is hier ongepast maar kan helaas niet weg. Wat je kiest maakt niet uit.

Frequent verzuim

Je ontvangt een signaal als iemand zich over de afgelopen 52 weken voor de 3e, 4e, 5e enz. keer ziek meld. Je voert met deze medewerker zoals je al gewend was een frequent verzuimgesprek. Het verslag kun je vastleggen in de taak. De medewerker ontvangt vervolgens het verslag om af te handelen in zijn/haar taken in Mijn Pieter. Het verslag is vanaf het eerste moment zichtbaar in het dossier van de medewerker. Voor meer informatie over de procedure en tips over hoe je dit gesprek kunt aanpakken is het handig om de frequent verzuim procedure op het medewerkersportaal (zoek op frequent verzuim) te raadplegen.

Hoe vind ik een wijziging, aanvraag, uitdiensttreding, declaratie enzovoort terug?

Alles wat voor of door de medewerker is ingediend op toegevoegd is terug te vinden in het dossier van de medewerker. De medewerker, manager en P&O heeft hier rechten voor.

  1. Ga naar ‘Mijn Team’ in de blauwe balk
  2. Selecteer de medewerker om wie het gaat
  3. Scroll iets naar beneden tot aan dossier
  4. Klik op het 3e tabblad ‘dossier’
  5. Hier vind je alles wat door of voor deze medewerker is ingediend of toegevoegd aan het dossier
  6. Vervolgens kun je klikken op het dossier item en terug zien wat er is gewijzigd of aangevraagd.

Een andere mogelijkheid om openstaande mutaties terug te vinden (vooral handig bij mutaties die je net hebt ingediend maar ook voor indiensttredingen) is de volgende:

  1. Ga naar ‘Mijn Team’ in de blauwe balk
  2. Links onder zie je een aantal tabs zoals indienst, uitdienst, toekomstig, kies hier voor ‘openstaande mutaties’
  3. Hier vind je alle door jou ingediende wijzigingen, verzoeken, indiensttredingen, enz.

Vervanging instellen bij afwezigheid (verlof of ziek)

Het is mogelijk om bij afwezigheid een vervanger in te stellen. Je vervanger moet ook een manager zijn. Binnen de opgegeven periode worden taken naar zowel jezelf als naar je vervanger gestuurd. De vervanger krijgt al je taken, het is niet mogelijk om een uitsplitsing naar soort taak of afdeling te maken. Na verwerking van deze taak door jou of je vervanger verdwijnt deze bij beide. Uiteraard kun je via het dossier altijd terugkijken en zien wie wat heeft gedaan. Ook heeft de vervanger binnen de periode rechten om het dossier en dergelijke van jouw medewerkers in te zien. Bespreek met je vervanger om welke periode het gaat, er wordt niet om goedkeuring gevraagd bij je vervanger.

  1. Ga naar ‘Mijn Pieter’ in de blauwe balk
  2. Kies voor het icoon ‘vervanging’
  3. Kies voor vervanger instellen
  4. Vul minimaal alle verplichte velden
  5. Kies voor aanmaken

Je ziet dat er wordt gesproken over verlof en dat kan verwarrend zijn maar is helaas niet anders in te richten. Het betreft hier puur en alleen de vervanging.

Ben je eerder terug of is de vervanging onjuist ingesteld ga dan opnieuw naar Mijn Pieter / vervanging en kies voor vervanging verwijderen.

Let op! Ben je op dit moment ziek of gedeeltelijk ziek dan werkt bovenstaande niet. In dit geval dien je een mail te sturen naar pos@pietervanforeest.nl dan zorgen zij dat de vervanging vastgelegd wordt. Vergeet niet de periode en de naam van je vervanger te vermelden.

Hoe voeg ik een bijlage of reactie toe aan een mutatie?

Het is mogelijk om een bijlage of reactie te geven bij een mutatie, vacaturemelding, beoordeling enz. Dit kan niet direct bij het aanmaken van de mutatie. Je maakt eerst de mutatie aan en dan open je deze opnieuw om de reactie te geven en/of bijlage toe te voegen. 

  1. Ga naar ‘Mijn Team’ in de blauwe balk
  2. Links onder zie je een aantal tabs zoals indienst, uitdienst, toekomstig, kies hier voor ‘Openstaande mutaties’
  3. Onder 'Openstaande mutaties' vind je alle door jou ingediende wijzigingen, verzoeken, indiensttredingen, enz.
  4. Open degene waaraan je iets wilt toevoegen
  5. Scroll helemaal naar onder en bij reactie en bijlage heb je de mogelijkheid iets toe te voegen
  6. Klik op 'intern plaatsen' en de reactie en/of bijlage is geplaatst.

Let op! Doe dit direct na het aanmaken of iig voordat de mutatie is verwerkt of goedgekeurd (zie workflow historie). Doe je dit daarna kun je van alles toevoegen maar zal P&O of voor wie je de reactie of bijlage hebt bedoelt dit niet zien.

Hoe gebruik ik de overzichten?

In de blauwe balk vind je verschillende overzichten. Dit zijn eenvoudige overzichten die voor managers en secretaresses die hiervoor rechten hebben ontvangen te gebruiken zijn. Wil je weten hoe je de rechten geeft? Zie proces ‘hoe geef ik mijn secretaresse rechten op overzichten?

  1. Wijs met je muis in de blauwe balk ‘overzichten’ aan
  2. Klik op het overzicht dat je wilt zien
  3. Indien gewenst kun je een filtering toepassen. Bij indienst kun je bijvoorbeeld iedereen opvragen die in 2021 indienst is gekomen. Typ dan >31-12-2020
  4. Klik rechtsboven op het icoontje met het groene pijltje om het overzicht in excel te openen. Van hieruit kun je het verder bewerken.

Hoe geef ik mijn secretaresse rechten op overzichten?

Secretaresses kunnen per organisatie eenheid rechten krijgen op de volgende overzichten (zie overzichten in de blauwe balk):

  • Indienst
  • Toekomstige medewerkers indienst
  • Gaat uitdienst
  • Reeds uitdienst
  • Telefoonlijst

De locatie/3e lijns manager die verantwoordelijk is voor de betreffende organisatie eenheid kan de rechten uitgeven.

  1. Ga naar ‘Mijn Team’ in de blauwe balk
  2. Kies voor ‘secretaresse rechten uitdelen’
  3. Klik op ‘aanmaken delegatie medewerker’
  4. Selecteer de secretaresse/medewerker om wie het gaat
  5. Klik op de betreffende functieregel
  6. Selecteer de organisatie eenheid waartoe je de secretaresse toegang wil geven. Wil je dat zij alles ziet waar jij als manager verantwoordelijk voor bent dan kies je voor je eigen (mgt) organisatie eenheid.
  7. Vul minimaal de verplichte velden met een *
  8. Zodra je alle verplichte velden hebt gevuld kun je kiezen voor ‘aanmaken’